会場選び

歓迎会の幹事の最初の仕事と言ったら、会場選びが思いつくでしょう。会場選びは慎重に行ってくださいね。会場のつくりが雰囲気が、歓迎会のムード作りにも大きく影響します。会場の「下見」は必ず行うことをお勧めします。

会場探しのポイント

・ステージは全員から見渡せるか？

ステージ・ひな壇が出席者全員から見渡せない、という会場がまれにあります。これではイベントのたびにステージが見渡せる場所へ移動してもらうこととなりスムーズな歓迎会ができません。ここは重視しましょう。

・照明・音響等の設備は充実しているか？自由度は高いか？

照明の場合はステージ上にスポットライトの有無、有る場合にはライトの明暗調整の可否を確認します。音響の場合は、使えるメディアの種類などを確認します。また、IPodやノートパソコンを持ち込むことも増えていますので、これらがスピーカーと接続可能か、パソコンの場合は映像を投影することもあるので、プロジェクターの用意はあるか、なども確認する必要があります。これらは演出にこだわる幹事にとっての重要なポイントとなります。

・歓迎会実績の多い会場か？

宴会実績が無かったり少ない会場でなおかつ幹事も幹事経験が少ないという場合、運営側が完全に素人集団ということになります。もしも宴会実績が多い会場であれば、幹事にとって必要なアドバイスをしてくれるのはもちろん、音響や照明まで手伝ってもらえるケースもあります。自分は幹事初心者であるという場合には、「宴会って良くやられるんですか？」っていう一言は必ず聞きましょう。

・アクセスは便利か？

どんなに良い会場でも、交通や駅からのアクセスが悪いと必ず遅刻者や最悪の場合欠席者が出ます。歓迎会の進行にも支障はきたしてしまうことになりますので、アクセスの利便性はきちんと確認して下さい。アクセスが悪い、という場合には、必ず詳細な地図を案内文に載せましょう。

・二次会会場へのアクセスは十分か？

会社からのアクセスは気にするのはもちろん、二次会が行われることが分かっていれば、こちらも意識しましょう。二次会への移動が長いとせっかくの良い歓迎会の空気が一度リセットされてしまうことになったり、参加人数も減ってしまったりします。